Προγραμματισμός με το Ημερολόγιο

Το Ημερολόγιο επιτρέπει σε πελάτες να κλείνουν ραντεβού μαζί σας. Δημιουργείτε τύπους εκδηλώσεων που μπορούν να κρατηθούν, ορίζετε τη διαθεσιμότητά σας και μοιράζεστε έναν σύνδεσμο - ή αφήνετε έναν agent να κλείσει ραντεβού σε μια κλήση. Κάθε κράτηση, όποιος κι αν την κάνει, περνά από ένα σημείο, ώστε η ίδια ώρα να μην μπορεί ποτέ να κρατηθεί δύο φορές.

Τα κομμάτια#

• Μέλος: ένα πρόσωπο ή πόρος που μπορεί να κρατηθεί (γιατρός, κομμωτής, «η ρεσεψιόν»). Δεν χρειάζεται σύνδεση.
• Τύπος εκδήλωσης: κάτι που μπορούν να κλείσουν με ένα μέλος (μια «30λεπτη συνεδρία», ένας «οδοντιατρικός καθαρισμός»). Προσφέρει μία ή περισσότερες διάρκειες και δείχνει σε ένα πρόγραμμα διαθεσιμότητας.
• Διαθεσιμότητα: οι εβδομαδιαίες ώρες που ένα μέλος είναι διαθέσιμο, στη ζώνη ώρας του. Χωρίς αυτήν, τίποτα δεν μπορεί να κρατηθεί - ορίστε την πρώτα.
• Κράτηση: ένα δεσμευμένο ραντεβού. Έχει αναγνωριστικό και εμφανίζεται στις Κρατήσεις.

Κάθε περιοχή είναι η δική της σελίδα στο μενού Ημερολόγιο: Τύποι εκδηλώσεων, Διαθεσιμότητα, Κρατήσεις, Στατιστικά, Υπενθυμίσεις, Webhooks, Ρόλοι & δικαιώματα, Ενσωματώσεις και Οδηγίες.

Ρύθμιση#

1. Ανοίξτε το Ημερολόγιο στην κονσόλα και επιλέξτε ή προσθέστε ένα μέλος.
2. Στη σελίδα Διαθεσιμότητα, επιλέξτε ζώνη ώρας και εβδομαδιαίες ώρες και πατήστε Αποθήκευση. (Αυτό είναι το βήμα που εμφανίζει τις διαθέσιμες ώρες.)
3. Στη σελίδα Τύποι εκδηλώσεων, δημιουργήστε έναν τύπο - τίτλο και μία ή περισσότερες διάρκειες (π.χ. 15, 30, 60 λεπτά).
4. Κάθε τύπος εμφανίζει έναν σύνδεσμο κράτησης. Αντιγράψτε τον ή ανοίξτε τον για να δείτε τη δημόσια σελίδα κράτησης: πλέγμα μήνα, τις ελεύθερες ώρες και μια σύντομη φόρμα.

Τύποι εκδηλώσεων#

Ο επεξεργαστής τύπου έχει καρτέλες:

• Βασικά - τίτλος, περιγραφή, διάρκειες και τοποθεσία (δια ζώσης, τηλέφωνο ή σύνδεσμος).
• Διαθεσιμότητα - ποιο πρόγραμμα χρησιμοποιεί αυτός ο τύπος (η προεπιλογή του μέλους ή ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα).
• Όρια - κενά πριν και μετά από κάθε κράτηση, ο ελάχιστος χρόνος προειδοποίησης, ένα παράθυρο κρατήσεων (πόσο νωρίτερα μπορούν να κλείσουν ραντεβού) και όρια κρατήσεων (πόσες κρατήσεις αυτού του τύπου επιτρέπονται ανά ημέρα, εβδομάδα ή μήνα). Αφήστε ένα όριο στο 0 για κανένα περιορισμό.
• Ερωτήσεις - επιπλέον ερωτήσεις που απαντά ο πελάτης κατά την κράτηση (σύντομο κείμενο, μεγάλο κείμενο, αναπτυσσόμενη λίστα ή πλαίσιο ελέγχου), πέρα από όνομα/email/τηλέφωνο. Ορίστε όποιες θέλετε ως υποχρεωτικές. Οι απαντήσεις αποθηκεύονται με την κράτηση και εμφανίζονται στις Κρατήσεις.
• Για προχωρημένους - κάντε τον τύπο επαναλαμβανόμενο από προεπιλογή, ορίστε ότι απαιτεί επιβεβαίωση (κάθε κράτηση μένει σε αναμονή μέχρι να την εγκρίνει υπεύθυνος ομάδας), κρυφό (εκτός δημόσιας λίστας) ή σημειώστε τον ως ιατρικά δεδομένα (PHI). Για έναν κρυφό τύπο μπορείτε να δημιουργήσετε ιδιωτικό σύνδεσμο: έναν μυστικό σύνδεσμο κράτησης που είναι ο μόνος τρόπος πρόσβασης. Η ανανέωσή του ακυρώνει τον παλιό.

Από τη λίστα μπορείτε να αντιγράψετε, να πάρετε τον κώδικα ενσωμάτωσης ή να διαγράψετε έναν τύπο.

Διαθεσιμότητα & προγράμματα#

Ένα μέλος μπορεί να έχει πολλά προγράμματα (π.χ. «Ώρες εργασίας» και «Θερινές ώρες»), με ένα ως προεπιλογή. Κάθε πρόγραμμα έχει:

• Εβδομαδιαίες ώρες - οι ημέρες και ώρες που μπορούν να κρατηθούν, στη ζώνη ώρας του προγράμματος.
• Εξαιρέσεις ημερομηνιών - αποκλείστε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή δώστε της διαφορετικές ώρες· η εξαίρεση υπερισχύει του εβδομαδιαίου προγράμματος για εκείνη την ημέρα.

Δημιουργήστε, μετονομάστε, ορίστε ως προεπιλογή ή διαγράψτε προγράμματα από τη σελίδα Διαθεσιμότητα. Οι τύποι εκδηλώσεων δείχνουν στο πρόγραμμα που επιλέγετε.

Το Εκτός γραφείου ορίζεται μία φορά ανά μέλος στην ίδια σελίδα και αποκλείει ένα ολόκληρο εύρος ημερομηνιών (αργίες, άδεια) σε όλα τα προγράμματα που χρησιμοποιεί το μέλος. Καμία κράτηση δεν γίνεται εκείνες τις ημέρες.

Οι Αργίες λειτουργούν όπως το εκτός γραφείου, αλλά ως επαναχρησιμοποιήσιμες λίστες. Οι ελληνικές εθνικές αργίες, μαζί με τις κινητές που ακολουθούν το ορθόδοξο Πάσχα, είναι ενσωματωμένες: επιλέξτε τις για ένα μέλος όπως είναι, ή αντιγράψτε τις σε δική σας λίστα ώστε να προσθέτετε ή να αφαιρείτε ημέρες. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες λίστες χρειάζεστε (π.χ. εθνικές αργίες και τοπικές εορτές του ιατρείου) και να επιλέξετε ποιες λίστες ισχύουν για κάθε μέλος· ένα μέλος μπορεί να χρησιμοποιεί πολλές λίστες μαζί. Κάθε ημερομηνία λίστας που ισχύει εξαιρείται από τη διαθεσιμότητα: δεν προσφέρονται ώρες και δεν γίνεται δεκτή κράτηση.

Κρατήσεις#

Η σελίδα Κρατήσεις ομαδοποιεί τις κρατήσεις σε Επερχόμενες, Παρελθόν, Σε αναμονή και Ακυρωμένες. Σε κάθε κράτηση μπορείτε να κάνετε επαναπρογραμματισμό, ανάθεση σε άλλο μέλος ή ακύρωση - και επιβεβαίωση ή απόρριψη όσων περιμένουν έγκριση. Μπορείτε επίσης να σημειώσετε μια κράτηση ως μη προσέλευση όταν ο πελάτης δεν εμφανίστηκε (η ώρα παραμένει δεσμευμένη αλλά μετρά στο ποσοστό μη προσέλευσης στα Στατιστικά) και να προσθέσετε εσωτερικές σημειώσεις: ιδιωτικές σημειώσεις για την ομάδα σας, από τη γραμμή της κράτησης, που ο πελάτης δεν βλέπει ποτέ.

Έγκριση (απαιτεί επιβεβαίωση)#

Ενεργοποιήστε το Απαιτεί επιβεβαίωση σε έναν τύπο εκδήλωσης όταν κάποιος πρέπει να εγκρίνει κάθε κράτηση πριν οριστικοποιηθεί. Η κράτηση τότε μένει Σε αναμονή: η ώρα δεσμεύεται (ώστε να μην την πάρει άλλος), αλλά η πρόσκληση ημερολογίου και η υπενθύμιση αποστέλλονται μόνο μετά την επιβεβαίωση. Ο πελάτης βλέπει μήνυμα «σε αναμονή έγκρισης». Η επιβεβαίωση και η απόρριψη επιτρέπονται μόνο στους ρόλους υπεύθυνος ομάδας και διαχειριστής ημερολογίου (ορίζονται στη σελίδα Ρόλοι & δικαιώματα). Η απόρριψη ελευθερώνει την ώρα. Μέχρι να αναθέσετε ρόλους, κάθε χρήστης της κονσόλας μπορεί να επιβεβαιώνει ή να απορρίπτει.

Κράτηση σε κλήση#

Συνδέστε το ημερολόγιο σε έναν agent (ορίστε calendar_id στον agent ή συνδέστε το στην κονσόλα). Ο agent αποκτά αυτόματα τέσσερα ενσωματωμένα εργαλεία:

• check_availability: διαβάζει τις ελεύθερες ώρες πριν προτείνει.
• book_meeting: ολοκληρώνει την κράτηση (όνομα + τηλέφωνο αρκούν σε κλήση· δεν χρειάζεται email).
• manage_booking: ακυρώνει ή επαναπρογραμματίζει μια κράτηση με το αναγνωριστικό της.
• reassign_meeting: μεταφέρει μια κράτηση σε άλλο μέλος που προσφέρει την ίδια υπηρεσία.

Ο agent κλείνει ραντεβού από το ίδιο ακριβώς σημείο με τη σελίδα, ώστε μια κλήση και ένας επισκέπτης να μην μπορούν ποτέ να κρατήσουν την ίδια ώρα.

Προσθήκη στον ιστότοπό σας#

Από έναν τύπο εκδήλωσης, η ενέργεια Ενσωμάτωση σας δίνει κώδικα σε τέσσερις μορφές: εντός γραμμής (φορτώνει τη σελίδα κράτησης στη σελίδα σας), αιωρούμενο κουμπί, αναδυόμενο με κλικ σε δικό σας στοιχείο και κάρτα για email. Μπορείτε να ορίσετε θέμα, να αποκρύψετε τις λεπτομέρειες και να επιλέξετε γλώσσα.

Από τον δικό σας κώδικα#

Χρησιμοποιήστε το API και το SDK (ή την εντολή calendar στο CLI) για να διαβάσετε τύπους, ελεύθερες ώρες και να κλείσετε, ακυρώσετε ή επαναπρογραμματίσετε. Η καρτέλα Αναφορά API στις Οδηγίες παραθέτει κάθε endpoint με δυνατότητα Δοκιμή.

Ειδοποιήσεις & ημερολόγια#

Όταν ένας συμμετέχων δώσει email, λαμβάνει επιβεβαίωση με πρόσκληση ημερολογίου· μια ακύρωση στέλνει ενημέρωση ακύρωσης. Συνδέστε το Google Calendar ή το Microsoft Outlook (στη σελίδα Ενσωματώσεις) ώστε οι κρατήσεις να εμφανίζονται εκεί και τα υπάρχοντα συμβάντα σας να δεσμεύουν αυτόματα τις ώρες σας. Κάθε μέλος μπορεί να συνδέσει το ένα ή και τα δύο.

Βιντεοκλήσεις#

Ορίστε την τοποθεσία ενός τύπου εκδήλωσης σε Βιντεοκλήση και κάθε κράτηση αποκτά αυτόματα σύνδεσμο συνάντησης από το συνδεδεμένο ημερολόγιο του μέλους: σύνδεσμο Google Meet στο Google, σύνδεσμο Microsoft Teams στο Outlook. Ο σύνδεσμος εμφανίζεται στη σελίδα επιβεβαίωσης, στα email επιβεβαίωσης και υπενθύμισης, και στην κράτηση στην κονσόλα.

Μπορείτε να ειδοποιείστε και εσείς: στη σελίδα Υπενθυμίσεις, ορίστε παραλήπτες ειδοποιήσεων και κάθε νέα κράτηση (και κάθε κράτηση που περιμένει έγκριση) στέλνει email σε κάθε διεύθυνση - στο βασικό email του λογαριασμού, στη ρεσεψιόν, σε όποιον θέλετε (έως 10).

Τα email του ημερολογίου μπορούν να φεύγουν από τον δικό σας διακομιστή αλληλογραφίας με δική σας διεύθυνση αποστολέα: το ημερολόγιο χρησιμοποιεί τις ρυθμίσεις SMTP της εφαρμογής AI όταν τις έχετε ορίσει, ή μπορείτε να του δώσετε δικό του διακομιστή SMTP στην ίδια σελίδα. Χωρίς καμία ρύθμιση, τα email στέλνει ο αποστολέας της πλατφόρμας.

Τα Webhooks (δική τους σελίδα στο μενού Ημερολόγιο) στέλνουν κάθε συμβάν κράτησης σε ένα URL της επιλογής σας, με υπογραφή σε κάθε αίτημα. Μπορείτε να στείλετε δοκιμή, να δείτε το ιστορικό παραδόσεων κάθε συνδρομής και να κάνετε επανάληψη μιας παλιάς παράδοσης.

Υπενθυμίσεις & επαναλαμβανόμενα ραντεβού#

Μπορείτε να στείλετε υπενθύμιση πριν από ένα ραντεβού: ο πελάτης λαμβάνει email υπενθύμισης (και αποστέλλεται webhook) πριν την έναρξη. Ορίστε επαναλαμβανόμενες κρατήσεις (εβδομαδιαία check-in, συνεχείς συνεδρίες) - κάθε επανάληψη είναι πραγματική κράτηση που μπορείτε να αλλάξετε ή να ακυρώσετε ξεχωριστά.

Στατιστικά#

Η σελίδα Στατιστικά δείχνει, για ένα μέλος και ένα διάστημα, το σύνολο των κρατήσεων, πόσες ακυρώθηκαν και το ποσοστό ακύρωσης, πόσες ήταν μη προσελεύσεις και το ποσοστό μη προσέλευσης, μια τάση ανά ημέρα και ανάλυση ανά τύπο εκδήλωσης.