Planifier des rendez-vous avec le Calendrier

Le Calendrier permet à vos interlocuteurs de prendre rendez-vous avec vous. Vous créez des types d'événement réservables, définissez vos disponibilités et partagez un lien, ou vous laissez l'un de vos agents réserver pendant un appel. Toutes les réservations, quel qu'en soit l'auteur, passent par un seul et même endroit : un créneau ne peut donc jamais être pris deux fois.

Les éléments#

• Member : une personne ou une ressource réservable (un médecin, un coiffeur, « l'accueil »). Un membre n'a pas besoin d'identifiants de connexion.
• Event type : ce que l'on peut réserver auprès d'un membre (une « consultation de 30 min », un « détartrage »). Chacun propose une ou plusieurs durées et pointe vers un planning de disponibilité.
• Availability : les horaires hebdomadaires pendant lesquels un membre est réservable, dans son fuseau horaire. Sans elle, rien n'est réservable : commencez donc par là.
• Réservation : un rendez-vous réservé. Elle possède un identifiant de référence et apparaît sous Bookings.

Chaque domaine a sa propre page dans le menu Calendrier : Event Types, Availability, Bookings, Insights, Reminders, Webhooks, Roles & permissions, Integrations et Docs.

Mise en place#

1. Ouvrez le Calendrier dans la console et choisissez un membre ou ajoutez-en un.
2. Sur la page Availability, choisissez le fuseau horaire et les horaires hebdomadaires, puis cliquez sur Save. (C'est cette étape qui fait apparaître les créneaux.)
3. Sur la page Event Types, créez un type d'événement - un titre et une ou plusieurs durées (par ex. 15, 30, 60 minutes).
4. Chaque type d'événement affiche un lien de réservation. Copiez-le ou ouvrez-le pour voir la page de réservation publique : une grille mensuelle, les horaires libres et un court formulaire.

Types d'événement#

L'éditeur de type d'événement comporte des onglets :

• Setup - titre, description, durées et un lieu (en personne, par téléphone ou via un lien).
• Availability - le planning qu'utilise ce type d'événement (celui par défaut du membre, ou un planning nommé précis).
• Limits - des marges avant et après chaque réservation, le préavis minimum requis pour réserver, une fenêtre de réservation (jusqu'à quelle échéance il est possible de réserver) et des limites de réservation (un plafond du nombre de réservations de ce type par jour, semaine ou mois). Laissez une limite à 0 pour ne fixer aucun plafond.
• Questions - des questions supplémentaires auxquelles la personne répond au moment de réserver (texte court, texte long, liste déroulante ou case à cocher), en plus du nom, de l'e-mail et du téléphone. Vous pouvez rendre n'importe laquelle obligatoire. Les réponses sont enregistrées avec la réservation et affichées sous Bookings.
• Advanced - rendre le type d'événement récurrent par défaut, exiger une confirmation (chaque réservation reste en attente jusqu'à ce qu'un responsable d'équipe l'approuve), le marquer comme masqué (tenu à l'écart de la liste publique) ou signaler qu'il contient des informations de santé (PHI). Pour un type d'événement masqué, vous pouvez générer un lien privé : un lien de réservation secret, seul moyen d'y accéder. Renouveler le lien révoque l'ancien.

Depuis la liste, vous pouvez dupliquer un type d'événement, récupérer son code d'intégration ou le supprimer.

Disponibilité & plannings#

Un membre peut avoir plusieurs plannings nommés (par exemple « Heures de travail » et « Horaires d'été »), dont un est marqué comme planning par défaut. Chaque planning comporte :

• Weekly hours - les jours et les heures réservables, dans le fuseau horaire du planning.
• Date overrides - bloquez une date précise, ou donnez-lui des horaires différents ; pour ce jour-là, l'exception l'emporte sur le schéma hebdomadaire.

Créez, renommez, définissez par défaut ou supprimez des plannings depuis la page Availability. Les types d'événement pointent ensuite vers le planning de votre choix.

Out of office se règle une seule fois par membre sur la même page et bloque toute une plage de dates (vacances, congés) sur tous les plannings qu'utilise ce membre. Aucune réservation ne tombe ces jours-là.

Les Holidays fonctionnent comme l'absence du bureau, mais sous forme de listes réutilisables. Les Greek national holidays, y compris les fêtes mobiles qui suivent la Pâque orthodoxe, sont fournis d'origine : sélectionnez-les tels quels pour un membre, ou clonez-les dans une liste à vous afin de pouvoir y ajouter ou en retirer des jours. Vous pouvez créer autant de listes que nécessaire (par exemple les jours fériés nationaux plus les fêtes locales d'une clinique) et choisir quelles listes s'appliquent à chaque membre ; un membre peut utiliser plusieurs listes à la fois. Toute date figurant sur une liste appliquée est exclue des disponibilités : aucun créneau n'est proposé et aucune réservation n'est acceptée.

Réservations#

La page Bookings regroupe les réservations en Upcoming, Past, Pending et Cancelled. Sur chaque réservation, vous pouvez reprogrammer, réattribuer à un autre membre ou annuler - et confirmer ou refuser celles qui attendent une approbation. Vous pouvez aussi marquer une réservation comme non-présentation lorsque la personne ne s'est pas présentée (le créneau reste occupé, mais cela compte dans le taux de non-présentation d'Insights), et ajouter des notes internes : des notes privées pour votre équipe, dépliées depuis la ligne de la réservation, que la personne ayant réservé ne voit jamais.

Approbation (confirmation requise)#

Activez Requires confirmation sur un type d'événement lorsqu'une personne doit approuver chaque réservation avant qu'elle ne soit définitive. La réservation arrive alors au statut Pending : le créneau est bloqué (personne d'autre ne peut le prendre), mais l'invitation au calendrier et le rappel ne sont envoyés qu'une fois la réservation confirmée. La personne qui réserve voit un message « en attente d'approbation ». Confirmer et refuser sont réservés aux rôles responsable d'équipe et administrateur du calendrier (définis sur la page Roles & permissions) ; un refus libère le créneau. Tant que vous n'avez attribué aucun rôle, tout utilisateur de la console peut confirmer ou refuser.

Réserver pendant un appel#

Associez le calendrier à un agent (définissez calendar_id sur l'agent, ou associez-le dans la console). L'agent reçoit alors automatiquement quatre outils intégrés :

• check_availability : lit les horaires libres avant d'en proposer un.
• book_meeting : valide la réservation (le nom et le téléphone suffisent pendant un appel ; inutile d'épeler une adresse e-mail).
• manage_booking : annule ou reprogramme une réservation existante à partir de sa référence.
• reassign_meeting : déplace une réservation vers un autre membre proposant le même service.

L'agent réserve exactement au même endroit que la page web : un appel et un visiteur web ne peuvent donc jamais réserver deux fois le même créneau.

L'ajouter à votre site web#

Depuis un type d'événement, l'action Embed vous fournit un code à copier-coller en quatre variantes : en ligne (charge la page de réservation dans la vôtre), un bouton flottant ouvrant une fenêtre contextuelle, une fenêtre contextuelle au clic sur votre propre élément, et une carte pour e-mail. Vous pouvez définir le thème, masquer les détails de l'événement et choisir la langue.

Depuis votre propre code#

Utilisez l'API et le SDK (ou la commande calendar de la CLI) pour lister les types d'événement, consulter les créneaux libres et réserver, annuler ou reprogrammer. L'onglet API reference de la page Docs répertorie chaque endpoint avec un exécuteur Try it.

Notifications & calendriers#

Lorsqu'un participant donne une adresse e-mail, il reçoit une confirmation accompagnée d'une invitation de calendrier ; une annulation envoie une mise à jour d'annulation. Connectez Google Calendar ou Microsoft Outlook (sur la page Integrations) pour que les réservations y apparaissent et que vos événements existants bloquent automatiquement vos créneaux. Chaque membre peut connecter l'un des deux, ou les deux.

Appels vidéo#

Définissez le lieu d'un type d'événement sur Appel vidéo et chaque réservation obtient automatiquement un lien de réunion depuis le calendrier connecté du membre : un lien Google Meet sur Google, un lien Microsoft Teams sur Outlook. Le lien apparaît sur la page de confirmation de la réservation, dans les e-mails de confirmation et de rappel, ainsi que sur la réservation dans la console.

Vous pouvez aussi être averti vous-même : sur la page Reminders, indiquez des destinataires de notification et chaque nouvelle réservation (ainsi que chaque réservation en attente d'approbation) enverra un e-mail à chacune de ces adresses - l'e-mail principal de votre compte, l'accueil, qui vous voulez (jusqu'à 10).

Les e-mails du calendrier peuvent partir depuis votre propre serveur de messagerie avec votre propre adresse d'expéditeur : le calendrier utilise les paramètres SMTP de l'application IA lorsque vous les avez renseignés, ou vous pouvez donner au calendrier son propre serveur SMTP sur la même page. Si ni l'un ni l'autre n'est configuré, c'est l'expéditeur de la plateforme qui achemine les e-mails.

Les Webhooks (leur propre page dans le menu Calendrier) envoient chaque événement de réservation vers une URL de votre choix, chaque requête étant signée. Vous pouvez envoyer un test, consulter le journal de livraison de chaque abonnement et rejouer une livraison passée.

Rappels & rendez-vous récurrents#

Vous pouvez envoyer un rappel avant un rendez-vous : le participant reçoit un e-mail de rappel (et un webhook se déclenche) avant l'heure de début. Créez des réservations récurrentes (points hebdomadaires, séances suivies) - chaque occurrence est une véritable réservation que vous pouvez modifier ou annuler individuellement.

Statistiques#

La page Insights affiche, pour un membre et une plage de dates, le nombre total de réservations, combien ont été annulées et le taux d'annulation, combien ont donné lieu à une non-présentation et le taux de non-présentation, une tendance par jour et une répartition par type d'événement.