Pianificare gli appuntamenti con il Calendario

Il Calendario permette alle persone di prenotare appuntamenti con lei. Crea tipi di evento prenotabili, imposta la sua disponibilità e condivide un link, oppure lascia che uno dei suoi agenti prenoti durante una chiamata. Ogni prenotazione, da chiunque venga effettuata, passa da un unico punto, così la stessa fascia oraria non può mai essere occupata due volte.

Gli elementi#

• Member: una persona o una risorsa prenotabile (un medico, un parrucchiere, «la reception»). Un membro non ha bisogno di un account di accesso.
• Event type: qualcosa che le persone possono prenotare con un membro (una «consulenza di 30 minuti», una «pulizia dei denti»). Ciascuno offre una o più durate e punta a una pianificazione di disponibilità.
• Availability: gli orari settimanali in cui un membro è prenotabile, nel suo fuso orario. Senza di essa non si può prenotare nulla, quindi la imposti per prima.
• Prenotazione: un appuntamento riservato. Ha un ID di riferimento e compare in Bookings.

Ogni area ha una propria pagina nel menu Calendario: Event Types, Availability, Bookings, Insights, Reminders, Webhooks, Roles & permissions, Integrations e Docs.

Configurazione#

1. Apra il Calendario nella console e selezioni o aggiunga un membro.
2. Nella pagina Availability, scelga il fuso orario e gli orari settimanali, quindi prema Save. (È questo il passaggio che fa comparire le fasce orarie.)
3. Nella pagina Event Types, crei un tipo di evento - un titolo e una o più durate (ad es. 15, 30, 60 minuti).
4. Ogni tipo di evento mostra un link di prenotazione. Lo copi o lo apra per vedere la pagina pubblica di prenotazione: una griglia mensile, gli orari liberi e un breve modulo.

Tipi di evento#

L'editor del tipo di evento è organizzato in schede:

• Setup - titolo, descrizione, durate e un luogo (di persona, telefono o un link).
• Availability - quale pianificazione utilizza questo tipo di evento (quella predefinita del membro oppure una specifica pianificazione con nome).
• Limits - i margini prima e dopo ogni prenotazione, il preavviso minimo richiesto per prenotare, una finestra di prenotazione (con quanto anticipo si può prenotare) e i limiti di prenotazione (un tetto al numero di prenotazioni di questo tipo di evento al giorno, alla settimana o al mese). Lasci un limite a 0 per non imporre alcun tetto.
• Questions - domande aggiuntive a cui risponde chi prenota (testo breve, testo lungo, un menu a discesa o una casella di controllo), oltre a nome/e-mail/telefono. Contrassegni come obbligatorie quelle che desidera. Le risposte vengono salvate con la prenotazione e mostrate in Bookings.
• Advanced - renda il tipo di evento ricorrente per impostazione predefinita, richieda la conferma (ogni prenotazione resta in sospeso finché un responsabile del team non la approva), lo contrassegni come nascosto (escluso dall'elenco pubblico) oppure lo segnali come contenente informazioni sanitarie (PHI). Per un tipo di evento nascosto può generare un link privato: un link di prenotazione segreto che è l'unico modo per raggiungerlo. Rigenerare il link revoca quello precedente.

Dall'elenco può duplicare un tipo di evento, recuperarne il codice di incorporamento oppure eliminarlo.

Disponibilità & pianificazioni#

Un membro può avere più pianificazioni con nome (ad esempio «Orario di lavoro» e «Orario estivo»), una delle quali contrassegnata come predefinita. Ogni pianificazione ha:

• Weekly hours - i giorni e gli orari prenotabili, nel fuso orario della pianificazione.
• Date overrides - blocchi una data specifica oppure le assegni orari diversi; per quel giorno l'eccezione prevale sullo schema settimanale.

Dalla pagina Availability può creare, rinominare, impostare come predefinita o eliminare le pianificazioni. I tipi di evento puntano poi alla pianificazione che sceglie.

Out of office si imposta una sola volta per membro nella stessa pagina e blocca un intero intervallo di date (ferie, permessi) su tutte le pianificazioni utilizzate da quel membro. In quei giorni non viene registrata alcuna prenotazione.

Le Holidays funzionano come il fuori sede, ma sotto forma di elenchi riutilizzabili. Le Greek national holidays, comprese quelle mobili che seguono la Pasqua ortodossa, sono già incluse: le selezioni per un membro così come sono, oppure le cloni in un elenco personale in modo da poter aggiungere o togliere giorni. Può creare tutti gli elenchi che le servono (ad esempio le festività nazionali più le ricorrenze locali di una clinica) e scegliere quali elenchi valgono per ciascun membro; un membro può usare più elenchi contemporaneamente. Ogni data presente in un elenco applicato è esclusa dalla disponibilità: non viene proposta alcuna fascia oraria e non viene accettata alcuna prenotazione.

Prenotazioni#

La pagina Bookings raggruppa le prenotazioni in Upcoming, Past, Pending e Cancelled. Su ogni prenotazione può riprogrammare, riassegnare a un altro membro oppure annullare - e confermare o rifiutare quelle in attesa di approvazione. Può inoltre contrassegnare una prenotazione come mancata presentazione quando la persona non si è presentata (l'orario resta occupato ma viene conteggiato nel tasso di mancate presentazioni in Insights) e aggiungere note interne: note private per il suo team, che si aprono dalla riga della prenotazione e che chi ha prenotato non vede mai.

Approvazione (richiede conferma)#

Attivi Requires confirmation su un tipo di evento quando una persona deve approvare ogni prenotazione prima che diventi definitiva. La prenotazione arriva allora come Pending: la fascia oraria viene trattenuta (così nessun altro può prenderla), ma l'invito nel calendario e il promemoria vengono inviati solo una volta confermata. Chi prenota vede un messaggio «in attesa di approvazione». Confirm e rifiuta sono riservati ai ruoli responsabile del team e amministratore del calendario (definiti nella pagina Roles & permissions); il rifiuto libera la fascia oraria. Finché non assegna alcun ruolo, ogni utente della console può confermare o rifiutare.

Prenotare durante una chiamata#

Associ il calendario a un agente (imposti calendar_id sull'agente oppure lo associ nella console). L'agente riceve allora automaticamente quattro strumenti integrati:

• check_availability: legge gli orari liberi prima di proporne uno.
• book_meeting: registra la prenotazione (durante una chiamata bastano nome + telefono; non serve compitare un'e-mail).
• manage_booking: annulla o riprogramma una prenotazione esistente tramite il suo riferimento.
• reassign_meeting: sposta una prenotazione su un altro membro che offre lo stesso servizio.

L'agente prenota esattamente attraverso lo stesso punto della pagina web, quindi una chiamata e un visitatore web non possono mai prenotare due volte la stessa fascia oraria.

Aggiungerlo al proprio sito web#

Da un tipo di evento, l'azione Embed fornisce codice da copiare e incollare in quattro varianti: inline (carica la pagina di prenotazione all'interno della sua pagina), un pulsante pop-up fluttuante, un pop-up al clic su un elemento scelto da lei e una scheda e-mail. Può impostare il tema, nascondere i dettagli dell'evento e scegliere la lingua.

Dal proprio codice#

Usi l'API e l'SDK (o il comando calendar nella CLI) per elencare i tipi di evento, leggere le fasce orarie libere e prenotare, annullare o riprogrammare. La scheda API reference nella pagina Docs elenca ogni endpoint con un esecutore Try it.

Notifiche & calendari#

Quando un partecipante fornisce un'e-mail, riceve una conferma con un invito del calendario in allegato; un annullamento invia un aggiornamento di cancellazione. Colleghi Google Calendar o Microsoft Outlook (nella pagina Integrations) così che le prenotazioni compaiano lì e i suoi eventi esistenti blocchino automaticamente le sue fasce orarie. Ogni membro può collegare l'uno, l'altro o entrambi.

Videochiamate#

Imposti il luogo di un tipo di evento su Videochiamata e ogni prenotazione riceverà automaticamente un link alla riunione dal calendario collegato del membro: un link Google Meet su Google, un link Microsoft Teams su Outlook. Il link compare nella pagina di conferma della prenotazione, nelle e-mail di conferma e di promemoria e sulla prenotazione nella console.

Può anche ricevere lei stesso una notifica: nella pagina Reminders, elenchi i destinatari delle notifiche e ogni nuova prenotazione (e ogni prenotazione in attesa di approvazione) invierà un'e-mail a ciascun indirizzo - l'e-mail principale del suo account, la reception, chiunque (fino a 10).

Le e-mail del calendario possono partire dal suo server di posta con un suo indirizzo mittente: il calendario usa le impostazioni SMTP dell'applicazione IA quando le ha configurate, oppure può assegnare al calendario un server SMTP dedicato nella stessa pagina. Se non è configurato né l'uno né l'altro, le e-mail vengono recapitate dal mittente della piattaforma.

I Webhooks (pagina dedicata nel menu Calendario) inviano ogni evento di prenotazione a un URL scelto da lei, con ogni richiesta firmata. Può inviare un test, consultare il registro delle consegne di ciascuna sottoscrizione e rieseguire una consegna passata.

Promemoria & appuntamenti ricorrenti#

Può inviare un promemoria prima di un appuntamento: il partecipante riceve un'e-mail di promemoria (e viene attivato un webhook) prima dell'inizio. Imposti prenotazioni ricorrenti (check-in settimanali, sedute continuative) - ogni occorrenza è una prenotazione reale che può modificare o annullare singolarmente.

Statistiche#

La pagina Insights mostra, per un membro e un intervallo di date, il totale delle prenotazioni, quante sono state annullate e il tasso di annullamento, quante sono state mancate presentazioni e il relativo tasso, un andamento giornaliero e una suddivisione per tipo di evento.