Τι κρατιέται και πώς το δεσμεύετε

Κάθε συνομιλία καταγράφεται ώστε να μπορείτε να τη διαβάσετε ξανά, να μετρήσετε την ποιότητα και να απαντήσετε στους πελάτες σας. Δύο ρυθμίσεις αποφασίζουν τι περιέχει αυτή η καταγραφή και για πόσο επιβιώνει, και βρίσκονται μαζί στην ενότητα Επισκέπτες και απόρρητο.

Αυτολεξεί συνομιλίες ή αντικατάσταση προσωπικών στοιχείων#

Η ρύθμιση απορρήτου απομαγνητοφώνησης έχει τρεις θέσεις:

• Να κρατιούνται όλα αυτολεξεί. Η καταγραφή είναι ακριβώς ό,τι ειπώθηκε, μαζί με ονόματα και αριθμούς. Αυτό κάνει κάθε έργο μέχρι να το αλλάξετε.
• Αντικατάσταση προσωπικών στοιχείων καθώς αποθηκεύονται οι συνομιλίες. Ονόματα, τηλέφωνα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φορολογικά, ασφαλιστικά ή τραπεζικά αναγνωριστικά αντικαθίστανται από σύμβολα κατά την είσοδο στην καταγραφή, ώστε η αποθηκευμένη συνομιλία να μην τα περιέχει ποτέ. Η ζωντανή συνομιλία δεν θίγεται: ο καλών ακούει τον ίδιο agent και παίρνει τις ίδιες απαντήσεις.
• Να κρατιέται η καταγραφή, με αντικατάσταση για την εργασία ποιότητας. Η καταγραφή μένει αυτολεξεί και τα σύμβολα εφαρμόζονται μόνο εκεί όπου οι συνομιλίες διαβάζονται για βαθμολόγηση ποιότητας και δοκιμές, ώστε αυτή η εργασία να μη βλέπει ποτέ ποιος ήταν το πρόσωπο.

Πόσο μακριά φτάνει μια αλλαγή#

Αυτό αξίζει να διαβαστεί δύο φορές, και η κάρτα σας λέει την απάντηση για όποια ρύθμιση έχετε:

Η αντικατάσταση κατά την αποθήκευση ισχύει από εδώ και πέρα. Ξαναγράφει το κείμενο κατά την είσοδό του στην καταγραφή, οπότε δεν μπορεί να φτάσει πίσω στις συνομιλίες που ήδη έχετε. Και δεν υπάρχει κλειδί που μετατρέπει ένα σύμβολο πίσω σε αυτό που είπε το πρόσωπο, οπότε για τις συνομιλίες που ξαναγράφει η αλλαγή είναι οριστική.

Η αντικατάσταση για την εργασία ποιότητας λειτουργεί αντίστροφα. Η καταγραφή κρατά τα πραγματικά λόγια και τα σύμβολα εφαρμόζονται κάθε φορά που μια συνομιλία διαβάζεται έτσι, οπότε καλύπτει όλο το ιστορικό σας από τη στιγμή που τη θέτετε, και η απενεργοποίησή της επαναφέρει αμέσως την αρχική εικόνα.

Τα σύμβολα είναι πραγματική μείωση, όχι εγγύηση. Ο εντοπισμός είναι ρυθμισμένος για ελληνικά και αγγλικά και πιάνει τις συνηθισμένες μορφές· μια ασυνήθιστη γραφή ή ένα στοιχείο ειπωμένο με ασυνήθιστο τρόπο μπορεί να τον προσπεράσει. Θεωρήστε μια απομαγνητοφώνηση με σύμβολα δυσκολότερα αναγνωρίσιμη, όχι ανώνυμη.

Πάγωμα των αρχείων ενός έργου: νομική δέσμευση#

Όταν κάτι ερευνάται, ελέγχεται ή αμφισβητείται, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι τίποτα δεν θα εξαφανιστεί όσο εξετάζεται. Ο διακόπτης νομικής δέσμευσης το κάνει αυτό για ολόκληρο το έργο.

Η επιβολή του απαιτεί αιτία, η οποία καταγράφεται μαζί του. Όσο ισχύει:

• Τίποτα δεν μπορεί να διαγραφεί, ούτε μετά από αίτημα διαγραφής του ίδιου του προσώπου που αφορά η εγγραφή.
• Τίποτα δεν λήγει. Οι εγγραφές κανονικά αφαιρούνται αυτόματα μόλις συμπληρώσουν τον χρόνο διατήρησης· η δέσμευση σταματά αυτό το χρονόμετρο, ώστε ό,τι κρατάτε να υπάρχει ακόμη όταν σας ζητηθεί. Αυτό είναι το μισό που οι περισσότεροι περιμένουν και τα περισσότερα συστήματα παραλείπουν.
• Καλύπτονται και οι συνομιλίες που καταγράφονται μετά τη δέσμευση. Δεν χρειάζεται να την επιβάλετε ξανά για τη νέα κίνηση.
• Τα αιτήματα διαγραφής που φτάνουν όσο ισχύει δεν απορρίπτονται και δεν χάνονται. Περιμένουν και συνεχίζουν μόλις αρθεί η δέσμευση.

Όταν επιβάλλετε δέσμευση σε έργο με πολύ ιστορικό, η αφαίρεση του χρονομέτρου από τις ήδη υπάρχουσες εγγραφές μπορεί να χρειαστεί περισσότερα από ένα πατήματα. Η κάρτα το λέει και προσφέρει Συνέχεια. Μια ημιτελής σάρωση δεν είναι αποτυχημένη δέσμευση: η διαγραφή είναι αποκλεισμένη σε όλο το έργο από τη στιγμή που την επιβάλλετε, όπου κι αν έχει φτάσει η σάρωση.

Η άρση της#

Η άρση επιτρέπει ξανά τη διαγραφή και τη λήξη, και επανεκκινεί κάθε αίτημα διαγραφής που περίμενε. Η κάρτα ονομάζει τα αιτήματα που επέστρεψαν στην ουρά, γιατί η άρση μιας δέσμευσης ξαναρχίζει τη νομική προθεσμία κάποιου και πρέπει να δείτε ποιου.

Μια εγγραφή που κρατήθηκε πέρα από τον δικό της χρόνο διατήρησης δεν καταστρέφεται τη στιγμή που αίρετε τη δέσμευση. Η άρση της επιστρέφει το δικό της χρονόμετρο με εγγυημένο ελάχιστο περιθώριο, ώστε να υπάρχει πάντα χρόνος να εξαγάγετε ό,τι χρειάζεται ακόμη η υπόθεση. Ρωτήστε τον διαχειριστή σας πόσο είναι αυτό το περιθώριο για τον λογαριασμό σας.

Τι δεν επεκτείνει μια δέσμευση#

Η δέσμευση καλύπτει την καρτέλα της κλήσης: τη συνομιλία, την ηχογράφησή της και το ιστορικό παραδόσεών της. Δεν επιμηκύνει τα συντομότερα χρονόμετρα που κρατούν από μόνα τους κάποια παράγωγα δεδομένα, όπως ένα επεισόδιο ανάληψης συνομιλίας ή βαθμολογημένες απαντήσεις για αναφορές ποιότητας. Αυτά προστατεύονται από διαγραφή όσο ισχύει η δέσμευση, αλλά λήγουν στο δικό τους πρόγραμμα. Αν τα χρειάζεται μια υπόθεση, εξαγάγετέ τα νωρίς.

Ποιος κάνει τι#

Το απόρρητο απομαγνητοφώνησης το ορίζετε εσείς. Τη νομική δέσμευση την επιβάλλει και την αίρει ο διαχειριστής σας στη Voiceland, γιατί ένας διακόπτης που εμποδίζει τη διαγραφή εγγραφής κατόπιν δικαστικής εντολής δεν πρέπει να μπορεί να αρθεί από τον ίδιο τον λογαριασμό που ερευνάται.