Terminplanung mit dem Kalender

Mit dem Kalender können Kunden Termine bei Ihnen buchen. Sie legen buchbare Event-Typen an, hinterlegen Ihre Verfügbarkeit und teilen einen Link - oder Sie lassen einen Ihrer Agenten im Anruf buchen. Jede Buchung läuft, ganz gleich wer sie vornimmt, über dieselbe Stelle, sodass dasselbe Zeitfenster nie zweimal vergeben werden kann.

Die Bausteine#

• Member: eine buchbare Person oder Ressource (eine Ärztin, ein Friseur, „die Rezeption“). Ein Mitglied benötigt keinen Login.
• Event type: etwas, das Kunden bei einem Mitglied buchen können (eine „30-minütige Beratung“, eine „Zahnreinigung“). Jeder bietet eine oder mehrere Dauern und verweist auf einen Verfügbarkeitsplan.
• Verfügbarkeit: die wöchentlichen Zeiten, zu denen ein Mitglied buchbar ist, in dessen Zeitzone. Ohne sie ist nichts buchbar - legen Sie sie also zuerst fest.
• Buchung: ein reservierter Termin. Sie hat eine Referenz-ID und erscheint unter Bookings.

Jeder Bereich ist eine eigene Seite im Kalender-Menü: Event Types, Availability, Bookings, Insights, Reminders, Webhooks, Roles & permissions, Integrations und Docs.

Einrichtung#

1. Öffnen Sie den Kalender in der Konsole und wählen Sie ein Mitglied aus oder fügen Sie ein Mitglied hinzu.
2. Wählen Sie auf der Seite Availability die Zeitzone und die wöchentlichen Zeiten und klicken Sie dann auf Save. (Erst durch diesen Schritt erscheinen buchbare Zeitfenster.)
3. Legen Sie auf der Seite Event Types einen Event-Typ an - einen Titel und eine oder mehrere Dauern (z. B. 15, 30, 60 Minuten).
4. Jeder Event-Typ zeigt einen Buchungslink. Kopieren Sie ihn oder öffnen Sie ihn, um die öffentliche Buchungsseite zu sehen: ein Monatsraster, die freien Zeiten und ein kurzes Formular.

Event-Typen#

Der Editor für Event-Typen hat mehrere Registerkarten:

• Setup - Titel, Beschreibung, Dauern und ein Ort (persönlich, Telefon oder ein Link).
• Availability - welchen Zeitplan dieser Event-Typ verwendet (den Standardplan des Mitglieds oder einen bestimmten benannten Zeitplan).
• Limits - Puffer vor und nach jeder Buchung, die für eine Buchung erforderliche Mindestvorlaufzeit, ein Buchungsfenster (wie weit im Voraus gebucht werden darf) und Buchungslimits (eine Obergrenze dafür, wie oft dieser Event-Typ pro Tag, Woche oder Monat gebucht werden kann). Belassen Sie ein Limit auf 0, wenn es keine Obergrenze geben soll.
• Questions - zusätzliche Fragen, die der Buchende beim Buchen beantwortet (kurzer Text, langer Text, ein Dropdown oder ein Kontrollkästchen), über Name/E-Mail/Telefon hinaus. Markieren Sie beliebige davon als Pflichtfeld. Die Antworten werden mit der Buchung gespeichert und unter Bookings angezeigt.
• Advanced - machen Sie den Event-Typ standardmäßig wiederkehrend, verlangen Sie eine Bestätigung (jede Buchung wird zurückgehalten, bis ein Team-Manager sie freigibt), markieren Sie ihn als versteckt (nicht in der öffentlichen Liste) oder kennzeichnen Sie ihn als Träger von Gesundheitsdaten (PHI). Für einen versteckten Event-Typ können Sie einen privaten Link erzeugen: einen geheimen Buchungslink, der der einzige Weg dorthin ist. Wird der Link erneuert, verliert der alte seine Gültigkeit.

Aus der Liste heraus können Sie einen Event-Typ duplizieren, seinen Einbettungscode holen oder ihn löschen.

Verfügbarkeit & Zeitpläne#

Ein Mitglied kann mehrere benannte Zeitpläne haben (zum Beispiel „Arbeitszeiten“ und „Sommerzeiten“), von denen einer als Standard markiert ist. Jeder Zeitplan hat:

• Weekly hours - die buchbaren Tage und Zeiten, in der Zeitzone des Zeitplans.
• Date overrides - sperren Sie ein bestimmtes Datum oder geben Sie ihm andere Zeiten; eine Ausnahme hat für diesen Tag Vorrang vor dem Wochenmuster.

Zeitpläne legen Sie auf der Seite Availability an, benennen sie um, setzen sie als Standard oder löschen sie. Die Event-Typen verweisen dann auf den Zeitplan, den Sie auswählen.

Out of office wird auf derselben Seite einmal pro Mitglied gesetzt und sperrt einen ganzen Zeitraum (Feiertage, Urlaub) in allen Zeitplänen, die dieses Mitglied verwendet. An diesen Tagen kommt keine Buchung zustande.

Holidays funktionieren wie Out of office, jedoch als wiederverwendbare Listen. Die Greek national holidays, einschließlich der beweglichen, die dem orthodoxen Osterfest folgen, sind bereits enthalten: Wählen Sie sie unverändert für ein Mitglied aus oder klonen Sie sie in eine eigene Liste, um Tage hinzuzufügen oder zu entfernen. Sie können so viele Listen anlegen, wie Sie brauchen (zum Beispiel nationale Feiertage plus die lokalen Festtage einer Praxis), und auswählen, welche Listen für welches Mitglied gelten; ein Mitglied kann mehrere Listen gleichzeitig verwenden. Jedes Datum einer zugewiesenen Liste ist von der Verfügbarkeit ausgenommen: Es werden keine Zeitfenster angeboten und keine Buchung angenommen.

Buchungen#

Die Seite Bookings gruppiert Buchungen in Upcoming, Past, Pending und Cancelled. Bei jeder Buchung können Sie den Termin verlegen, ihn einem anderen Mitglied neu zuweisen oder ihn stornieren - und Buchungen, die auf Freigabe warten, bestätigen oder ablehnen. Sie können eine Buchung außerdem als No-Show markieren, wenn die Person nicht erschienen ist (die Zeit bleibt dann als gebucht bestehen, zählt aber in Insights auf die No-Show-Quote ein), und interne Notizen hinzufügen: private Notizen für Ihr Team, aufklappbar aus der Buchungszeile, die die buchende Person nie zu sehen bekommt.

Freigabe (erfordert Bestätigung)#

Aktivieren Sie Requires confirmation bei einem Event-Typ, wenn eine Person jede Buchung freigeben soll, bevor sie endgültig ist. Eine Buchung landet dann als Pending: Das Zeitfenster wird gehalten (sodass es niemand anderes belegen kann), die Kalendereinladung und die Erinnerung werden aber erst nach der Bestätigung versendet. Der Buchende sieht die Meldung „wartet auf Freigabe“. Confirm und ablehnen sind auf die Rollen team manager und calendar admin beschränkt (festgelegt auf der Seite Roles & permissions); eine Ablehnung gibt das Zeitfenster wieder frei. Solange Sie keine Rollen zuweisen, kann jeder Nutzer der Konsole bestätigen oder ablehnen.

Buchen im Anruf#

Verbinden Sie den Kalender mit einem Agenten (setzen Sie calendar_id am Agenten oder verbinden Sie ihn in der Konsole). Der Agent erhält dann automatisch vier eingebaute Tools:

• check_availability: liest die freien Zeiten, bevor welche angeboten werden.
• book_meeting: schließt die Buchung ab (im Anruf genügen Name + Rufnummer; eine E-Mail muss nicht buchstabiert werden).
• manage_booking: storniert oder verlegt eine bestehende Buchung anhand ihrer Referenz.
• reassign_meeting: verschiebt eine Buchung zu einem anderen Mitglied, das dieselbe Leistung anbietet.

Der Agent bucht über genau dieselbe Stelle wie die Webseite, sodass ein Anruf und ein Web-Besucher niemals dasselbe Zeitfenster doppelt belegen können.

In Ihre Website einbinden#

Die Aktion Embed liefert Ihnen bei einem Event-Typ Code zum Kopieren und Einfügen in vier Varianten: inline (lädt die Buchungsseite in Ihre Seite), ein schwebender Pop-up-Button, ein Pop-up beim Klick auf ein eigenes Element und eine E-Mail-Karte. Sie können das Theme festlegen, die Termindetails ausblenden und die Sprache wählen.

Aus Ihrem eigenen Code#

Nutzen Sie die API und das SDK (oder den Befehl calendar in der CLI), um Event-Typen aufzulisten, freie Zeitfenster abzurufen und zu buchen, zu stornieren oder zu verlegen. Die Registerkarte API reference auf der Seite Docs listet jeden Endpoint mit einem Try it-Runner auf.

Benachrichtigungen & Kalender#

Wenn ein Teilnehmer eine E-Mail-Adresse angibt, erhält er eine Bestätigung mit angehängter Kalendereinladung; bei einer Stornierung wird eine Absage-Aktualisierung verschickt. Verbinden Sie Google Calendar oder Microsoft Outlook (auf der Seite Integrations), damit Buchungen dort erscheinen und Ihre bestehenden Termine Ihre Zeitfenster automatisch blockieren. Jedes Mitglied kann eines von beiden oder beide verbinden.

Videoanrufe#

Setzen Sie den Ort eines Event-Typs auf Video call, und jede Buchung erhält automatisch einen Meeting-Link aus dem verbundenen Kalender des Mitglieds: einen Google Meet-Link bei Google, einen Microsoft Teams-Link bei Outlook. Der Link erscheint auf der Buchungsbestätigungsseite, in den Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails sowie bei der Buchung in der Konsole.

Sie können auch sich selbst benachrichtigen lassen: Tragen Sie auf der Seite Reminders Benachrichtigungsempfänger ein, und jede neue Buchung (sowie jede Buchung, die auf Freigabe wartet) schickt eine E-Mail an jede dieser Adressen - an Ihre Haupt-Kontoadresse, an den Empfang, an wen Sie möchten (bis zu 10).

Die E-Mails des Kalenders können über Ihren eigenen Mailserver und mit Ihrer eigenen Absenderadresse versendet werden: Der Kalender nutzt die SMTP-Einstellungen der KI-Anwendung, sofern Sie diese gesetzt haben, oder Sie geben dem Kalender auf derselben Seite einen eigenen SMTP-Server. Ist keines von beiden konfiguriert, stellt der Absender der Plattform die E-Mails zu.

Webhooks (eine eigene Seite im Kalender-Menü) schicken jedes Buchungsereignis an eine URL Ihrer Wahl, wobei jede Anfrage signiert ist. Sie können einen Test senden, für jedes Abonnement das Zustellungsprotokoll verfolgen und eine vergangene Zustellung wiederholen.

Erinnerungen & wiederkehrende Termine#

Sie können vor einem Termin eine Erinnerung verschicken: Der Teilnehmer erhält vor dem Beginn eine Erinnerungs-E-Mail (und ein Webhook wird ausgelöst). Richten Sie wiederkehrende Buchungen ein (wöchentliche Check-ins, laufende Sitzungen) - jeder einzelne Termin ist eine echte Buchung, die Sie für sich ändern oder stornieren können.

Insights#

Die Seite Insights zeigt für ein Mitglied und einen Zeitraum die Gesamtzahl der Buchungen, wie viele storniert wurden und die Stornoquote, wie viele No-Shows es gab und die No-Show-Quote, einen Trend nach Tagen sowie eine Aufschlüsselung nach Event-Typ.