Contacts et intégration PBX (Yeastar)

Contacts est votre carnet d'adresses : les personnes qui vous appellent, avec leurs numéros, leur société et des notes. Il a sa propre tuile dans le lanceur d'applications (en haut à droite). Un PBX relié à un agent y recherche l'appelant pendant que le téléphone sonne, peut ajouter ceux qu'il ne trouve pas et consigne chaque appel terminé sur le contact, avec le lien vers l'enregistrement du PBX.

Le carnet d'adresses#

• Ouvrez Contacts depuis le lanceur. Recherchez par nom, société, e-mail ou numéro ; cliquez une ligne pour voir le contact et ses appels.
• Nouveau contact : un nom, une société ou un numéro suffit. Les numéros sont comparés sur leurs dix derniers chiffres : +30 697 260 5774, 0030697… et 697… désignent la même personne.
• Journal des appels (menu de gauche) liste tous les appels consignés, tous agents confondus, du plus récent au plus ancien.

HubSpot#

Sous Contacts > Intégrations, connectez un compte HubSpot. Ce qu'il faut côté HubSpot : une application privée dans votre propre portail (Settings > Integrations > Private Apps > Create a private app) avec les scopes crm.objects.contacts.read et crm.objects.contacts.write ; copiez son jeton d'accès (il commence par pat-) et collez-le dans la console. Le jeton est vérifié auprès de HubSpot à l'enregistrement, stocké chiffré et jamais réaffiché ; les anciennes clés API ne sont pas acceptées. Choisissez ensuite ce qui se synchronise : envoyer chaque nouveau contact à HubSpot dès son ajout, une récupération depuis HubSpot toutes les N minutes avec la politique de conflit voulue (compléter ce qui est vide, HubSpot l'emporte, le local l'emporte, ou toujours créer un nouveau contact), et un envoi vers HubSpot toutes les N minutes qui n'ajoute que ce qui manque ou force chaque contact non lié. Les deux planifications ont un minimum de 10 minutes, et Récupérer maintenant / Envoyer maintenant lancent une exécution à la demande. La correspondance se fait par identifiant HubSpot, puis e-mail, puis numéro ; seuls les contacts modifiés sont écrits. L'historique en bas montre chaque exécution avec ce qui a été lu, créé, mis à jour, lié et ignoré.

Champs personnalisés#

Sous Contacts > Champs personnalisés, ajoutez vos propres champs à chaque contact : texte, nombre, date, choix dans une liste ou oui/non. Chacun peut être Obligatoire et Affiché dans la liste. Avec Envoyer au PBX comme, la valeur est publiée dans l'un des champs de contact du PBX (numéro de domicile, second mobile, adresse, code postal, remarque, etc.) : elle fait alors partie du modèle que vous téléchargez et le téléphone l'affiche quand cette personne appelle. Chaque champ du PBX ne peut être utilisé que par un champ personnalisé ; Remark remplace les notes. Après une modification des champs, téléchargez et importez de nouveau le modèle pour que le PBX connaisse la nouvelle correspondance.

Connecter un PBX Yeastar P-Series Cloud#

1. Ouvrez Intégrations dans le menu latéral du projet (sous Déploiement) et cliquez Activer sur la carte Yeastar. Un seul PBX sert tous les agents et le carnet de contacts partagé : il se configure une fois pour le projet. La console affiche un Client ID et, une seule fois, un client secret : copiez le secret maintenant.
2. Cliquez Télécharger (bearer token, recommandé). Le fichier est le modèle CRM personnalisé du PBX, déjà rempli avec les bonnes adresses.
3. Sur le PBX, allez dans Integrations > CRM > Template Management > Upload et importez le fichier. Une nouvelle tuile CRM apparaît.
4. Ouvrez la tuile, collez le Client ID et le client secret, puis enregistrez.
5. Activez Synchronize Contacts Automatically, Create New Contact (Automatically, Inbound et Outbound) et Call Journal.
6. Passez un appel de test. L'appelant apparaît dans Contacts et l'appel dans la liste au bas de la page Intégrations. Chaque appel consigné lance aussi les agents d'opérations actifs du projet qui ont un déclencheur Appel terminé.

Pourquoi « Create New Contact » compte#

Le PBX ne consigne qu'un appel qu'il a associé à un contact. Avec Laisser le PBX ajouter les appelants inconnus activé (par défaut) et Create New Contact activé sur le PBX, un inconnu devient un contact au premier appel et l'appel est consigné aussitôt. Désactivez-le si vous ne voulez que des contacts connus dans le carnet ; les appels inconnus ne sont alors pas consignés.

Bearer token ou OAuth2 ?#

Le modèle bearer token s'authentifie avec le Client ID et le secret seuls, sans page de connexion. Utilisez-le. Le modèle OAuth2 existe pour un PBX qui exige une page d'autorisation : collez d'abord l'Authorized Redirect URI du PBX sur la page Intégrations du projet, puis importez ce modèle ; le PBX ouvrira la page de consentement de la console, où vous cliquez Autoriser.

Si le PBX cesse de fonctionner#

• Renouveler le secret en génère un nouveau et invalide l'ancien ; collez-le dans le PBX.
• Désactiver l'intégration révoque tous les jetons d'un coup.
• Activité, sur la page Intégrations, indique la dernière communication du PBX et le nombre de recherches et d'appels envoyés.