Ein Dokument zur Prüfung senden

Zwischen Entwurf und veröffentlicht gibt es einen vierten Status: in Prüfung. Es gibt ihn, damit jemand ein Dokument lesen kann, bevor Ihre Agenten anfangen, daraus zu zitieren.

„In Prüfung“ ist nicht durchsuchbar#

Ein Dokument in Prüfung ist genauso auffindbar wie ein Entwurf: Nichts findet es, und kein Agent kann daraus antworten. Ein Dokument in Prüfung zu geben, ändert nichts an einem laufenden Anruf.

Was sich ändert, ist die Kennzeichnung, und genau darum geht es. In einer Sammlung mit dreißig Entwürfen sind die in Prüfung diejenigen, die jemand fertig geschrieben hat und gelesen haben möchte. Der Statusfilter in der Dokumentliste hat einen eigenen Eintrag dafür, sodass Sie sich genau diesen Stapel und nichts anderes anzeigen lassen können.

Die drei Aktionen#

Öffnen Sie das Dokument.

• Send for review bringt einen Entwurf in den Status „in Prüfung“.
• Back to draft holt es wieder heraus. Eine Aktion, zwei Bedeutungen: der Autor, der sein eigenes Dokument zurückzieht, und der Prüfer, der es zur Überarbeitung zurückgibt. Im Nachhinein unterscheidet die beiden nichts.
• Die Freigabe ist schlicht Publish. Ein Dokument in Prüfung wird genauso veröffentlicht wie ein Entwurf, und die Veröffentlichung bleibt der einzige Schritt, der es für Antworten nutzbar macht.

Eine Aktion zu wiederholen, die Sie bereits ausgeführt haben, ist nie ein Fehler. Ein Dokument zu senden, das bereits in Prüfung ist, oder eines zurückzugeben, das bereits ein Entwurf ist, gelingt und ändert nichts; ein zweiter Klick kostet Sie also nichts.

Veröffentlicht und archiviert gehören nicht zu diesem Kreislauf#

Ein veröffentlichtes Dokument kann nicht zur Prüfung zurückgeschickt werden. Seine Passagen sind in der Suche aktiv, und eine bloße Statusänderung würde sie weiter Anrufe beantworten lassen, während die Konsole das Dokument als „in Prüfung“ anzeigt. Bearbeiten Sie stattdessen seinen Text: Das nimmt es aus der Suche und setzt es zurück auf Entwurf, und von dort können Sie es zur Prüfung senden.

Lesen Sie die Warnung auf dem Bearbeitungsbildschirm, bevor Sie das mit einem Dokument tun, das aus einer Datei, einer Website oder Ihrem eigenen Speicher stammt. Text über ein solches Dokument zu speichern, ersetzt es: Das gespeicherte Original ist weg, und von da an ist Ihr eingetippter Text der einzige maßgebliche Inhalt. Wenn Sie das Dokument ohnehin selbst eingetippt haben, geht nichts verloren.

Auch ein archiviertes Dokument kann nicht zur Prüfung gesendet werden. Veröffentlichen Sie es und bearbeiten Sie es dann. Archivieren ist kein Weg, eine unfertige Arbeit zu parken.

Wer ein Dokument weiterbewegen darf#

Kontoadministratoren. Ein Mitglied kann ein Dokument schreiben und einen Entwurf bearbeiten, aber die Aktionen des Lebenszyklus werden ihm gar nicht erst angezeigt: zur Prüfung senden, zurück zu Entwurf, veröffentlichen und archivieren sind eine Berechtigung, nicht vier.

Alles, was über einen API-Schlüssel läuft, wird nicht auf Rollen geprüft. Ein Skript mit einem gültigen Schlüssel bewegt Dokumente unabhängig davon, was sein Autor in der Konsole darf, und das ist wichtig, wenn Sie sich darauf verlassen, dass die Rolle die Grenze hält.

Was dieser Status nicht erzwingt#

Lesen Sie diesen Abschnitt, bevor Sie den Prüfschritt in eine Arbeitsanweisung schreiben.

„In Prüfung“ ist eine Koordinationsmarkierung zwischen Administratoren, keine Freigabekontrolle. Derselbe Administrator kann ein Dokument zur Prüfung senden und es eine Sekunde später veröffentlichen, ohne dass etwas dagegen einschreitet. Wer es gesendet hat, wird nirgendwo festgehalten, wo die Veröffentlichung nachsehen würde; sie kann die betreffende Person also nicht abweisen.

Wenn Sie ein echtes Vier-Augen-Prinzip brauchen, bei dem derjenige, der das Dokument geschrieben hat, nicht derjenige sein kann, der es freigibt, liefert Ihnen dieser Status es nicht. Nehmen Sie ihn als das, was er ist: eine Notiz zwischen Administratoren, dass ein Dokument bereit zum Lesen ist. Wenn Ihnen die Regel wichtig ist, ist sie eine Arbeitsvereinbarung zwischen Menschen, und der Status ist der Ort, an dem Sie sie festhalten, nicht das, was sie durchsetzt.

Dokumente, die eine falsche Antwort verursacht haben#

Flagged documents auf dem Bildschirm Wissen ist die andere Hälfte einer Prüfung: nicht „Ist das reif für die Veröffentlichung?“, sondern „Daraus hat ein Leser eine falsche Antwort bekommen“.

Ein Dokument landet hier, wenn jemand bei der Prüfung einer gemeldeten Antwort bestätigt, dass sie falsch war, und das Dokument benennt, das sie verursacht hat. Die Warteschlange ist danach sortiert, wie viele Meldungen das jeweilige Dokument nennen, denn ein elfmal gemeldetes Dokument ist ein anderes Problem als eines, das einmal gemeldet wurde.

Es gibt zwei Auswege, und nur einer davon ist eine Schaltfläche:

• Korrigieren. Bearbeiten Sie das Dokument und veröffentlichen Sie es. Die erneute Veröffentlichung schließt die Markierung von selbst, denn die Änderung des Inhalts ist die Antwort. Sie ein zweites Mal klicken zu lassen, um „ja, ich habe es korrigiert“ zu sagen, ist genau die Art, wie sich eine Warteschlange mit bereits korrigierten Dokumenten füllt.
• Verwerfen, wenn die falsche Antwort nicht an diesem Dokument lag. Eine Begründung ist erforderlich, und Ihr Name steht darunter, denn das ist eine Aussage über die Prüfung einer anderen Person.

Dieselbe Seite zeigt, wo Ihre Wissensdatenbank insgesamt falsch liegt: welche Dokumente die meisten bestätigt falschen Antworten verursachen, welchen Anteil jedes davon hat und wie viele Ihrer falschen Antworten sich überhaupt einem Dokument zuschreiben lassen statt den Anweisungen des Agenten oder einer Frage, die Ihre Dokumente schlicht nicht abdecken.

Jedes Dokument trägt diese Zahl auch auf seinem eigenen Bildschirm, neben der Angabe, wie oft es abgerufen und zitiert wurde. Lesen Sie beides zusammen: zwei bestätigt falsche Antworten bei drei Zitaten sind ein Dokument, das Sie heute korrigieren sollten; zwei von neunhundert sind eine schwierige Frage, die zweimal schlecht beantwortet wurde.