Inviare un documento in revisione

Tra bozza e pubblicato esiste un quarto stato: in revisione. Esiste perché qualcuno possa leggere un documento prima che i Suoi agenti comincino a citarlo.

«In revisione» non è ricercabile#

Un documento in revisione è individuabile esattamente quanto una bozza: nulla lo trova e nessun agente può rispondere a partire da esso. Spostare un documento in revisione non cambia nulla di una chiamata in corso.

Ciò che cambia è l'etichetta, ed è proprio questo il punto. In una raccolta di trenta bozze, quelle in revisione sono quelle che qualcuno ha finito di scrivere e vuole far leggere. Il filtro per stato nell'elenco dei documenti ha una voce dedicata, così può richiamare quel gruppo e nient'altro.

Le tre mosse#

Apra il documento.

• Send for review porta una bozza in revisione.
• Back to draft la riporta indietro. Un'unica azione, due significati: l'autore che ritira il proprio documento e il revisore che lo rimanda indietro per ulteriore lavoro. Nulla li distingue in seguito.
• L'approvazione non è altro che Publish. Un documento in revisione si pubblica esattamente come una bozza, e la pubblicazione resta l'unico passaggio che lo rende utilizzabile per rispondere.

Ripetere una mossa già fatta non è mai un errore. Inviare un documento che è già in revisione, o riportare a bozza uno che è già una bozza, riesce e non cambia nulla: un secondo clic non Le costa nulla.

Pubblicato e archiviato restano fuori dal ciclo#

Un documento pubblicato non può essere rimandato in revisione. I suoi passaggi sono attivi nella ricerca e un semplice cambio di stato li lascerebbe rispondere alle chiamate mentre la console mostra il documento come in revisione. Ne modifichi invece il testo: questo lo toglie dalla ricerca e lo riporta a bozza, e da lì può inviarlo in revisione.

Legga l'avviso nella schermata di modifica prima di farlo su un documento che proviene da un file, da un sito web o dalla Sua archiviazione. Salvare del testo sopra uno di questi lo sostituisce: l'originale conservato sparisce e da quel momento il testo che ha digitato è l'unico contenuto che fa fede. Se il documento l'ha scritto Lei fin dall'inizio, non c'è nulla da perdere.

Neppure un documento archiviato può essere inviato in revisione. Lo pubblichi e poi lo modifichi. L'archiviazione non è un modo per parcheggiare un lavoro in corso.

Chi può spostare un documento#

Gli amministratori dell'account. Un membro può scrivere un documento e modificare una bozza, ma le azioni di ciclo di vita non gli vengono mostrate affatto: inviare in revisione, riportare a bozza, pubblicare e archiviare sono un unico permesso, non quattro.

Tutto ciò che passa da una chiave API non è soggetto al controllo del ruolo. Uno script in possesso di una chiave valida sposta i documenti indipendentemente da ciò che il suo autore può fare nella console: un aspetto rilevante se conta sul ruolo per tenere la linea.

Che cosa non viene imposto#

Legga questa parte prima di inserire il passaggio di revisione in una procedura.

«In revisione» è un segnale di coordinamento tra amministratori, non un controllo di approvazione. Lo stesso amministratore può inviare un documento in revisione e pubblicarlo un secondo dopo, senza che nulla si opponga. Chi lo ha inviato non è registrato in alcun punto che la pubblicazione verifichi, quindi questa non può rifiutare la persona che lo ha fatto.

Se ha bisogno di un vero controllo a quattro occhi, in cui chi ha scritto il documento non può essere chi lo approva, questo stato non glielo offre. Lo consideri per quello che è: una nota tra amministratori che segnala che un documento è pronto per essere letto. Se quella regola è importante per Lei, è un accordo di lavoro tra persone, e lo stato è il luogo in cui lo mette per iscritto, non ciò che lo fa rispettare.

Documenti che hanno causato una risposta sbagliata#

I Flagged documents, nella schermata Knowledge, sono l'altra metà di una revisione: non «è pronto per la pubblicazione?» ma «a un lettore è stata data una risposta sbagliata a partire da questo».

Un documento arriva qui quando qualcuno che esamina una risposta segnalata conferma che era sbagliata e indica il documento che l'ha causata. La coda è ordinata in base a quante segnalazioni indicano ciascun documento, perché un documento segnalato undici volte è un problema diverso da uno segnalato una volta sola.

Ci sono due vie d'uscita, e solo una di esse è un pulsante:

• Correggerlo. Modifichi il documento e lo pubblichi. La ripubblicazione chiude la segnalazione da sola, perché cambiare il contenuto è la risposta. Chiederle un secondo clic per dire «sì, l'ho corretto» è il modo in cui una coda si riempie di documenti già corretti.
• Ignorarla, quando la risposta sbagliata non è stata colpa di questo documento. È obbligatorio indicare un motivo e viene registrato il Suo nome, perché si tratta di un'affermazione sulla revisione di qualcun altro.

La stessa pagina mostra dove la Sua base di conoscenza sbaglia nel complesso: quali documenti causano il maggior numero di risposte confermate come sbagliate, la quota di ciascuno e quanta parte delle Sue risposte sbagliate sia riconducibile a un documento, anziché alle istruzioni dell'agente o a una domanda che i Suoi documenti semplicemente non coprono.

Anche ogni documento riporta il conteggio nella propria schermata, accanto alla frequenza con cui è stato recuperato e citato. Li legga insieme: due risposte confermate come sbagliate su tre citazioni sono un documento da correggere oggi; due su novecento sono una domanda difficile a cui è stato risposto male due volte.