Importare utenti da Google Workspace o da un file CSV

Potete aggiungere molte persone al vostro account in una volta, invece di invitarle una per una. Sceglietele dalla directory Google Workspace della vostra azienda oppure caricate un file CSV. Ogni persona importata riceve un utente nel vostro account e, se lasciate l'opzione attiva, un'email.

Chi può usarlo#

Gli amministratori di account dell'account principale, con un piano che include la gestione degli utenti. Il pulsante Importa da Google Workspace (Import from Google Workspace nella console) si trova in Impostazioni > Utenti, accanto a Invita utente (Invite User). Gli amministratori di progetto e i membri non lo vedono. Ogni persona importata occupa un posto come qualsiasi altro utente, vedi Posti più sotto.

Collegare Google Workspace#

Il collegamento diretto della directory di Google Workspace viene attivato gradualmente e sarà disponibile per tutti gli account dopo la revisione dell'app da parte di Google.

Può collegare solo un super amministratore Google, perché un amministratore delegato può vedere solo una parte della directory. In Impostazioni > Utenti premete Collega Google Workspace, accedete a Google come super amministratore e consentite l'accesso in sola lettura. Tornate nella console, dove una finestra vi chiede di confermare il dominio e l'amministratore mostrati. Nulla viene collegato finché non premete Collega lì. Annulla non collega nulla.

Il collegamento appartiene a un solo account. Un Google Workspace già collegato a un altro account non può essere collegato una seconda volta.

Scegliere le persone#

Nella finestra di importazione scegliete Directory Google Workspace e cercate per nome o email, filtrate per unità organizzativa o scegliete un gruppo. Seleziona tutti spunta solo le persone nuove per il vostro account. Chi è già utente, chi è in un altro account e chi è sospeso in Google non si può spuntare, tranne un utente senza accesso, che potete spuntare a mano per darglielo. Un'importazione accetta fino a 1.000 persone. L'elenco mostra fino a 5.000 persone; usate la ricerca, un'unità organizzativa o un gruppo per restringerlo.

Ruoli#

Scegliete il ruolo per tutti nell'importazione: Membro, Manager o Amministratore di progetto, i progetti consentiti e se hanno solo le Riunioni. Il ruolo vale solo per i nuovi utenti. Gli utenti esistenti mantengono ruolo e progetti.

Cosa riceve ogni persona#

Se lasciate attivo Invia loro un'email, ogni persona riceve un'email che dice che il suo account è pronto, con un pulsante Continua con Google e senza password da impostare. In una console white-label che non offre l'accesso con Google, la persona riceve la solita email di invito con un link per impostare una password. Il passaggio di anteprima mostra quale email verrà inviata. Se un'email non può partire, la persona viene comunque aggiunta e i risultati lo segnalano. Per le persone di un file CSV fuori da un dominio collegato l'opzione è bloccata su attivo: ricevono sempre l'email.

Un file CSV invece del collegamento#

L'importazione CSV funziona per ogni account il cui piano include la gestione degli utenti, con o senza collegamento Google. Nella console di amministrazione Google aprite Users e scegliete Download users, poi caricate quel file (fino a 2 MB e 5.000 righe). Il file deve avere una colonna email. Le righe senza email valida e quelle ripetute vengono contate e lasciate fuori.

Scegliete il ruolo, controllate l'anteprima e avviate l'importazione. Ogni persona aggiunta da CSV riceve un'email che dice chi l'ha aggiunta; l'opzione per disattivarla è bloccata su attivo per le persone CSV fuori da un dominio collegato. Accanto al pulsante Continua con Google, una persona così riceve anche un link per impostare una password.

Per gli indirizzi fuori dal dominio Google collegato, o per ogni indirizzo se non avete collegato nulla, non si può provare che la persona appartenga alla vostra azienda. Ricevono sempre un'email che vi indica come la persona che le ha aggiunte, e non potete disattivarla. Per queste persone c'è anche un limite giornaliero.

Posti#

Ogni nuovo utente occupa un posto. L'anteprima mostra quanti posti servono all'importazione e quanti sono liberi. Se ne mancano, non viene importato nessuno: aggiungete i posti mancanti con il pulsante dell'anteprima oppure scegliete meno persone. L'anteprima poi si aggiorna.

L'interruttore di sincronizzazione#

Nel pannello Google Workspace potete attivare una sincronizzazione oraria. È spenta per impostazione predefinita. Ogni ora le persone che avete importato vengono disattivate quando sono sospese o eliminate in Google, e riattivate quando tornano e c'è un posto libero. Le persone aggiunte a mano non vengono mai toccate. La disattivazione toglie la persona da tutto il vostro account, la disconnette e chiude il suo accesso quando appartiene solo a questo account. La sincronizzazione riattiva solo le persone che ha disattivato lei stessa; quelle disattivate a mano restano disattivate. L'ultimo amministratore dell'account non viene mai disattivato dalla sincronizzazione; gli admin ricevono invece un'email. Il pannello mostra l'ultima esecuzione e cosa ha fatto.

Modifiche in sospeso#

Quando un'esecuzione vuole disattivare molte persone insieme, o Google non conferma l'eliminazione di una persona, non viene disattivato nessuno. Il pannello mostra un banner con le persone e il motivo. Premete Applica per disattivarle, oppure Ignora per lasciarle attive. Un'esecuzione in sospeso attende una settimana. Dopo, la sincronizzazione controlla di nuovo e ve lo chiede di nuovo.

Mantenuto attivo da un admin#

Quando ignorate un'esecuzione in sospeso, o attivate una persona a mano, la persona mostra il chip Mantenuto attivo da un admin (Kept active by an admin) nella tabella utenti. La sincronizzazione la lascia stare finché non spegnete e riaccendete la sincronizzazione. Una persona disattivata dalla sincronizzazione mostra Disattivato dalla sincronizzazione Google (Disabled by Google sync), e solo un amministratore di account può riattivarla.

Scollegare#

Premete Scollega nel pannello. Gli utenti importati restano come sono e la sincronizzazione si ferma. Se Google non conferma che l'accesso è stato rimosso, il pannello vi dice come rimuovere l'app dalla console di amministrazione Google.

Cosa legge Voiceland da Google#

Con accesso in sola lettura, e solo quando lo chiedete voi, Voiceland legge nome, indirizzo email, unità organizzativa, appartenenza ai gruppi e stato dell'account delle persone della vostra directory. Non legge password, posta, file o calendari. Il token di accesso è conservato cifrato ed è eliminato, e l'accesso revocato presso Google, quando scollegate.