Importer des utilisateurs depuis Google Workspace ou un fichier CSV

Vous pouvez ajouter beaucoup de personnes à votre compte en une fois, au lieu de les inviter une par une. Choisissez-les dans l'annuaire Google Workspace de votre entreprise ou envoyez un fichier CSV. Chaque personne importée reçoit un utilisateur dans votre compte et, si vous laissez l'option activée, un e-mail.

Qui peut l'utiliser#

Les administrateurs de compte du compte principal, avec une offre qui inclut la gestion des utilisateurs. Le bouton Importer depuis Google Workspace (Import from Google Workspace dans la console) se trouve dans Paramètres > Utilisateurs, à côté de Inviter un utilisateur (Invite User). Les administrateurs de projet et les membres ne le voient pas. Chaque personne importée occupe une place comme tout autre utilisateur, voir Places plus bas.

Connecter Google Workspace#

La connexion directe de votre annuaire Google Workspace est déployée progressivement et sera disponible pour tous les comptes après l'examen de l'application par Google.

Seul un super administrateur Google peut connecter, car un administrateur délégué ne voit parfois qu'une partie de l'annuaire. Dans Paramètres > Utilisateurs, appuyez sur Connecter Google Workspace, connectez-vous à Google en tant que super administrateur et autorisez l'accès en lecture seule. Vous revenez dans la console, où une fenêtre vous demande de confirmer le domaine et l'administrateur affichés. Rien n'est connecté avant que vous appuyiez sur Connecter à cet endroit. Annuler ne connecte rien.

La connexion appartient à un seul compte. Un Google Workspace déjà connecté à un autre compte ne peut pas l'être une seconde fois.

Choisir les personnes#

Dans la fenêtre d'import, choisissez Annuaire Google Workspace, puis cherchez par nom ou e-mail, filtrez par unité d'organisation ou choisissez un groupe. Tout sélectionner ne coche que les personnes nouvelles dans votre compte. Les personnes déjà utilisatrices, celles d'un autre compte et celles suspendues dans Google ne peuvent pas être cochées, sauf un utilisateur sans connexion, que vous pouvez cocher à la main pour lui en donner une. Un import accepte jusqu'à 1 000 personnes. La liste affiche jusqu'à 5 000 personnes ; utilisez la recherche, une unité d'organisation ou un groupe pour la restreindre.

Rôles#

Choisissez le rôle de tout le monde dans l'import : Membre, Manager ou Administrateur de projet, les projets autorisés et si la personne n'a que les Réunions. Le rôle s'applique uniquement aux nouveaux utilisateurs. Les utilisateurs existants gardent leur rôle et leurs projets.

Ce que reçoit chaque personne#

Si vous laissez Leur envoyer un e-mail activé, chaque personne reçoit un e-mail disant que son compte est prêt, avec un bouton Continuer avec Google et sans mot de passe à définir. Sur une console en marque blanche qui ne propose pas la connexion Google, la personne reçoit l'e-mail d'invitation habituel avec un lien pour définir un mot de passe. L'étape d'aperçu indique quel e-mail sera envoyé. Si un e-mail ne peut pas partir, la personne est quand même ajoutée et les résultats le signalent. Pour les personnes d'un fichier CSV hors d'un domaine connecté, l'option est verrouillée sur activé : elles reçoivent toujours l'e-mail.

Un fichier CSV au lieu de la connexion#

L'import CSV fonctionne pour tous les comptes dont l'offre inclut la gestion des utilisateurs, avec ou sans connexion Google. Dans la console d'administration Google, ouvrez Users et choisissez Download users, puis envoyez ce fichier (jusqu'à 2 Mo et 5 000 lignes). Le fichier doit avoir une colonne e-mail. Les lignes sans e-mail valide et les lignes répétées sont comptées et écartées.

Choisissez le rôle, vérifiez l'aperçu et lancez l'import. Chaque personne ajoutée par CSV reçoit un e-mail qui indique qui l'a ajoutée ; l'option pour le désactiver est verrouillée sur activé pour les personnes CSV hors d'un domaine connecté. À côté du bouton Continuer avec Google, une telle personne reçoit aussi un lien pour définir un mot de passe.

Pour les adresses hors du domaine Google connecté, ou toute adresse si vous n'avez pas connecté, on ne peut pas prouver que la personne appartient à votre entreprise. Elles reçoivent toujours un e-mail qui vous nomme comme la personne qui les a ajoutées, et vous ne pouvez pas le désactiver. Il existe aussi une limite quotidienne pour ces personnes.

Places#

Chaque nouvel utilisateur occupe une place. L'aperçu montre combien de places l'import demande et combien sont libres. S'il en manque, rien n'est importé : ajoutez les places manquantes avec le bouton de l'aperçu ou choisissez moins de personnes. L'aperçu se met ensuite à jour.

L'interrupteur de synchronisation#

Dans le panneau Google Workspace, vous pouvez activer une synchronisation toutes les heures. Elle est désactivée par défaut. Chaque heure, les personnes que vous avez importées sont désactivées quand elles sont suspendues ou supprimées dans Google, et réactivées quand elles reviennent et qu'une place est libre. Les personnes ajoutées à la main ne sont jamais touchées. La désactivation retire la personne de tout votre compte, la déconnecte et ferme sa connexion quand elle appartient à ce compte seulement. La synchronisation ne réactive que les personnes qu'elle a elle-même désactivées ; celles que vous avez désactivées à la main restent désactivées. Le dernier administrateur de compte n'est jamais désactivé par la synchronisation ; les admins reçoivent un e-mail à la place. Le panneau montre la dernière exécution et ce qu'elle a fait.

Changements en attente#

Quand une exécution veut désactiver beaucoup de personnes d'un coup, ou que Google ne confirme pas la suppression d'une personne, personne n'est désactivé. Le panneau affiche une bannière avec les personnes et la raison. Appuyez sur Appliquer pour les désactiver, ou sur Ignorer pour les laisser actives. Une exécution en attente patiente une semaine. Ensuite, la synchronisation vérifie à nouveau et vous demande de nouveau.

Gardé actif par un admin#

Quand vous ignorez une exécution en attente, ou activez une personne à la main, elle affiche la pastille Gardé actif par un admin (Kept active by an admin) dans le tableau des utilisateurs. La synchronisation la laisse tranquille jusqu'à ce que vous l'éteigniez puis la rallumiez. Une personne désactivée par la synchronisation affiche Désactivé par la synchronisation Google (Disabled by Google sync), et seul un administrateur de compte peut la réactiver.

Déconnecter#

Appuyez sur Déconnecter dans le panneau. Les utilisateurs importés restent tels quels et la synchronisation s'arrête. Si Google ne confirme pas que l'accès a été retiré, le panneau vous explique comment retirer l'application dans votre console d'administration Google.

Ce que Voiceland lit chez Google#

Avec un accès en lecture seule, et seulement sur votre demande, Voiceland lit le nom, l'adresse e-mail, l'unité d'organisation, l'appartenance aux groupes et l'état du compte des personnes de votre annuaire. Il ne lit ni mots de passe, ni courriers, ni fichiers, ni agendas. Le jeton d'accès est stocké chiffré et supprimé, et l'accès révoqué chez Google, quand vous déconnectez.