Benutzer aus Google Workspace oder einer CSV-Datei importieren

Sie können viele Personen in einem Schritt zu Ihrem Konto hinzufügen, statt sie einzeln einzuladen. Wählen Sie sie aus dem Google-Workspace-Verzeichnis Ihres Unternehmens oder laden Sie eine CSV-Datei hoch. Jede importierte Person erhält einen Benutzer in Ihrem Konto und, wenn Sie die Option eingeschaltet lassen, eine E-Mail.

Wer es nutzen kann#

Kontoadministratoren des Hauptkontos, in einem Tarif mit Benutzerverwaltung. Die Schaltfläche Aus Google Workspace importieren (in der Konsole auf Englisch: Import from Google Workspace) finden Sie unter Einstellungen > Benutzer, neben Benutzer einladen (Invite User). Projektadministratoren und Mitglieder sehen sie nicht. Jede importierte Person belegt wie jeder andere Benutzer einen Platz, siehe Plätze unten.

Google Workspace verbinden#

Die direkte Verbindung Ihres Google-Workspace-Verzeichnisses wird schrittweise freigeschaltet und steht allen Konten nach der Prüfung der App durch Google zur Verfügung.

Nur ein Google-Superadministrator kann verbinden, weil ein delegierter Administrator nur einen Teil des Verzeichnisses sehen kann. Klicken Sie unter Einstellungen > Benutzer auf Google Workspace verbinden, melden Sie sich bei Google als Superadministrator an und erlauben Sie den Lesezugriff. Sie kehren in die Konsole zurück, wo ein Fenster die angezeigte Domain und den Administrator zur Bestätigung zeigt. Erst mit Verbinden dort wird verbunden. Abbrechen verbindet nichts.

Die Verbindung gehört zu einem Konto. Ein Google Workspace, das schon mit einem anderen Konto verbunden ist, kann nicht ein zweites Mal verbunden werden.

Personen auswählen#

Wählen Sie im Importfenster das Google-Workspace-Verzeichnis und suchen Sie nach Name oder E-Mail, filtern Sie nach Organisationseinheit oder wählen Sie eine Gruppe. Alle auswählen markiert nur Personen, die neu in Ihrem Konto sind. Personen, die schon Benutzer sind, Personen in einem anderen Konto und in Google gesperrte Personen lassen sich nicht markieren. Ausnahme ist ein Benutzer ohne Anmeldung, den Sie von Hand markieren können, damit er eine bekommt. Ein Import umfasst bis zu 1.000 Personen. Die Liste zeigt bis zu 5.000 Personen; engen Sie sie mit der Suche, einer Organisationseinheit oder einer Gruppe ein.

Rollen#

Wählen Sie die Rolle für alle im Import: Mitglied, Manager oder Projektadministrator, die nutzbaren Projekte und ob nur Meetings erlaubt sind. Die Rolle gilt nur für neue Benutzer. Bestehende Benutzer behalten Rolle und Projekte.

Was jede Person erhält#

Wenn E-Mail senden eingeschaltet bleibt, erhält jede Person eine E-Mail, dass ihr Konto bereit ist, mit der Schaltfläche Weiter mit Google und ohne Passwort. Auf einer White-Label-Konsole ohne Google-Anmeldung erhält die Person die übliche Einladung mit einem Link zum Festlegen eines Passworts. Der Vorschauschritt zeigt, welche E-Mail gesendet wird. Kann eine E-Mail nicht gesendet werden, wird die Person trotzdem hinzugefügt und die Ergebnisse weisen darauf hin. Bei Personen aus einer CSV-Datei außerhalb einer verbundenen Domain ist die Option fest eingeschaltet: Sie erhalten immer die E-Mail.

CSV-Datei statt Verbindung#

Der CSV-Import funktioniert für jedes Konto, dessen Tarif die Benutzerverwaltung enthält, mit oder ohne Google-Verbindung. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole Users und wählen Sie Download users, laden Sie dann diese Datei hoch (bis 2 MB und 5.000 Zeilen). Die Datei braucht eine E-Mail-Spalte. Zeilen ohne gültige E-Mail und doppelte Zeilen werden gezählt und ausgelassen.

Wählen Sie die Rolle, prüfen Sie die Vorschau und starten Sie den Import. Jede per CSV hinzugefügte Person erhält eine E-Mail, die nennt, wer sie hinzugefügt hat; die Option zum Ausschalten ist für CSV-Personen außerhalb einer verbundenen Domain fest eingeschaltet. Neben der Schaltfläche Weiter mit Google erhält eine solche Person auch einen Link zum Festlegen eines Passworts.

Bei Adressen außerhalb der verbundenen Google-Domain, oder bei jeder Adresse ohne Verbindung, lässt sich nicht belegen, dass die Person zu Ihrem Unternehmen gehört. Sie erhalten immer eine E-Mail, die Sie als hinzufügende Person nennt, und Sie können diese E-Mail nicht ausschalten. Für solche Personen gibt es zudem ein Tageslimit.

Plätze#

Jeder neue Benutzer belegt einen Platz. Die Vorschau zeigt, wie viele Plätze der Import braucht und wie viele frei sind. Fehlen Plätze, wird nichts importiert: Fügen Sie die fehlenden Plätze über die Schaltfläche in der Vorschau hinzu oder wählen Sie weniger Personen. Die Vorschau aktualisiert sich danach.

Der Synchronisierungsschalter#

Im Google-Workspace-Panel können Sie eine stündliche Synchronisierung einschalten. Standardmäßig ist sie aus. Jede Stunde werden von Ihnen importierte Personen deaktiviert, wenn sie in Google gesperrt oder gelöscht werden, und wieder aktiviert, wenn sie zurückkehren und ein Platz frei ist. Von Hand hinzugefügte Personen werden nie angerührt. Das Deaktivieren nimmt die Person aus Ihrem ganzen Konto, meldet sie ab und schließt ihre Anmeldung, wenn sie nur zu diesem Konto gehört. Die Synchronisierung aktiviert nur Personen wieder, die sie selbst deaktiviert hat; von Hand deaktivierte Personen bleiben deaktiviert. Der letzte Kontoadministrator wird von der Synchronisierung nie deaktiviert; stattdessen erhalten die Admins eine E-Mail. Das Panel zeigt den letzten Lauf und was er getan hat.

Gehaltene Änderungen#

Will ein Lauf viele Personen auf einmal deaktivieren, oder bestätigt Google die Löschung einer Person nicht, wird niemand deaktiviert. Das Panel zeigt ein Banner mit den Personen und dem Grund. Mit Anwenden werden sie deaktiviert, mit Verwerfen bleiben sie aktiv. Ein gehaltener Lauf wartet eine Woche. Danach prüft die Synchronisierung erneut und fragt Sie erneut.

Von einem Admin aktiv gehalten#

Wenn Sie einen gehaltenen Lauf verwerfen oder eine Person von Hand aktivieren, zeigt die Person in der Benutzertabelle den Chip Von einem Admin aktiv gehalten (Kept active by an admin). Die Synchronisierung lässt sie in Ruhe, bis Sie die Synchronisierung aus- und wieder einschalten. Eine von der Synchronisierung deaktivierte Person zeigt Von der Google-Synchronisierung deaktiviert (Disabled by Google sync), und nur ein Kontoadministrator kann sie wieder aktivieren.

Trennen#

Klicken Sie im Panel auf Trennen. Importierte Benutzer bleiben, wie sie sind, und die Synchronisierung endet. Bestätigt Google nicht, dass der Zugriff entfernt wurde, sagt Ihnen das Panel, wie Sie die App in Ihrer Google Admin-Konsole entfernen.

Was Voiceland bei Google liest#

Mit Lesezugriff und nur auf Ihre Anweisung liest Voiceland Name, E-Mail-Adresse, Organisationseinheit, Gruppenmitgliedschaft und Kontostatus der Personen in Ihrem Verzeichnis. Passwörter, E-Mails, Dateien und Kalender werden nicht gelesen. Das Zugriffstoken wird verschlüsselt gespeichert und beim Trennen gelöscht, und der Zugriff wird bei Google widerrufen.